Assim qualquer outra empresa, a farmácia precisa manter uma gestão de estoque eficiente. O controle de entrada e saída dos medicamentos e outros materiais comercializados no estabelecimento, deve ser feito por profissionais especializados em logística do setor, a fim de evitar prejuízos e queda na lucratividade.
Nesse artigo, daremos dicas importantes de armazenamento, organização dos produtos, inventário e tudo que você precisa saber para manter a qualidade do estoque da sua farmácia.
O que é estoque na farmácia?
Nada mais que organizar e controlar os produtos que estão na farmácia, e os que ainda não estão no balcão. Por meio de uma boa gestão, o empresário ou farmacêutico responsável sabe:
- Quais medicamentos há nos estabelecimentos;
- Quais estão para terminar;
- Quais estão perto da validade;
- Quais são mais comprados pelos consumidores.
O gerenciamento é importante, porque ajuda o responsável a planejar as compras, negociar melhores preços com os fornecedores e conhecer o fluxo de entrada e saída dos produtos. Como dá para perceber, a gestão eficiente de estoque envolve diversas ações de monitoramento e de análise. Desta forma, toda parte operacional de uma farmácia passa a funcionar de maneira eficiente, permitindo que os gestores pensem em soluções antes que os problemas comecem a aparecer.
Todas essas ações colaboram com o a saúde financeira da empresa, fidelizam os clientes e aumentam as vendas.
Por que fazer gestão de estoque em farmácia?
A primeira resposta para essa pergunta é: planejamento. Essa é uma das principais vantagens quando o assunto é gestão de estoque. Imagine a sua farmácia perder um cliente porque não há o produto que ele procura? Com certeza a sua concorrente vai agradecer.
Outra coisa que acontece muito é a farmácia descartar produtos por causa de validade vencida. Quando o gestor faz gerenciamento eficiente do estoque, ele sabe quais medicamentos ou mercadorias estão perto do prazo de validade e planeja uma ação para vender esses produtos, como dar descontos, por exemplo.
Nada passa despercebido quando o estoque é monitorado periodicamente, além de saber quantos produtos existem armazenados, o gestor pode pensar em ações de marketing como estratégias de sazonalidade e promoções.
O gerenciamento evita dois problemas bastante comuns nas farmácias:
- Acúmulo de produtos nas prateleiras e;
- Falta de medicamentos ou outros materiais.
Esses são dois desafios enfrentados pelo setor quando não há um controle eficiente no armazenamento. Para que a farmácia não passe por esses e outros problemas, conheça as nossas dicas.
Tipos de estoques de farmácia
O controle eficiente do estoque também tem a ver com os métodos utilizados pela empresa. Há dois tipos de estocagem bastante utilizados pelos gestores: método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), que em inglês é FIFO (First In First Out) e o segundo tipo de estoque é PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai) ou First Expired First Out (FEFO).
O método PEPS ou FIFO controla o estoque conforme o lote comprado, ou seja, a farmácia vende o produto que entrou primeiro no estoque, independentemente de quantos itens a farmácia compre. Utilizar esse método evita que produtos sejam esquecidos e passem da validade, evitando desperdícios.
Já o método PVPS ou FEFO vai focar no prazo de validade do produto. Isso quer dizer que as mercadorias próximas ao vencimento serão as primeiras a serem colocadas nas prateleiras para vender. Neste caso, não é considerada a data de entrada, mas de vencimento.
Escolher uma dessas técnicas é o primeiro passo para tornar o seu estoque eficiente. Agora é hora de conhecer as nossas dicas para uma armazenagem com eficiência.
Como classificar os itens do estoque?
A classificação dos produtos de maneira correta é uma das formas de manter o estoque eficiente. A curva ABC é uma das melhores práticas de categorização utilizadas na armazenagem de farmácia.
Ao categorizar os produtos, todos os funcionários ficam cientes sobre quais mercadorias são mais importantes. A técnica da Curva ABC auxilia na gestão do estoque, facilitando a entrada e saída dos produtos. O método ajuda a planejar as ações de compra, marketing e mostra quais mercadorias são mais lucrativas.
Saiba como funciona a Curva ABC:
- Curva A: Todos os produtos categorizados na curva A são aqueles que mais vendem na farmácia e, portanto, precisam ser comprados constantemente. Como exemplo temos: remédios para dor de cabeça, gripe, entre outros.
- Curva B: Esses também estão entre os que mais vendem, porém em um volume menor que os produtos da Curva A.
- Curva C: Devem ser categorizados nesta curva aquelas mercadorias que menos vendem, que não necessitam ser comparadas constantemente. São os produtos de compras esporádicas.
Inventários periódicos: como fazer?
Realizar inventário dos produtos é muito importante para que a farmácia tenha um controle maior do estoque. O ideal é fazê-lo, pelo menos uma vez ao mês ou a cada 15 dias. Com essa verificação, o gestor confere se as mercadorias armazenadas batem com as que estão registradas no sistema.
Desta forma, os erros são facilmente percebidos e podem ser corrigidos com rapidez. Durante o inventário, o gestor pode também calcular o valor das mercadorias estocadas. A conferência evita futuros prejuízos de caixa e de falta de produtos.
Os inventários também são exigidos pela ANVISA, principalmente quando se trata de medicamentos controlados. Neste caso, o monitoramento deve ser mais rigoroso para ter problemas com o órgão regulamentador, que investe no acompanhamento próprio desse tipo de medicamento. Uma maneira de evitar problemas, é investir em ferramentas de gestão.
Como deve ser o estoque de medicamentos?
Medicamentos são os principais produtos de uma farmácia e drogaria. Por isso, todo cuidado é pouco quando se trata de medicamentos.
De acordo com o Ministério da Saúde, nenhum medicamento pode ser estocado sem antes passar por uma rigorosa verificação. O processo é detalhado e inclui examinar as embalagens, verificando prazo de validade, lote e outras informações. Se tudo estiver correto, o funcionário responsável poderá assinar o comprovante de recebimento.
Ao estocar os remédios, eles devem ficar em locais de fácil visualização para que sejam identificados de forma mais fácil. Todos os remédios com prazo de validade vencidos devem ser baixados do sistema e destruídos.
Além dos cuidados com o lote e prazo de validade, a estocagem deve prezar pela higiene e manter os medicamentos afastados das paredes por, pelo menos 1 metro. Os remédios não podem ter contato com o solo, nem com luz forte, há aqueles que não podem ter nenhum contato com luminosidade. Alguns tipos de medicamentos ainda vão exigir uma temperatura constante de 20 graus, aproximadamente.
Além disso, o ambiente do armazenamento deve estar limpo, longe de poeira, lixo e sem circulação de animais.
Seguindo todas essas regras de estocagem, a sua farmácia não terá problemas com órgãos fiscalizadores, oferecerá bom atendimento aos clientes e terá aumento nos lucros.
